Arşiv taşıma klasör sırası korunarak yapılırsa yeni odada dosya aramak gerekmez

Klasörler sırası bozulmadan nasıl kolilenir?

Sıranın korunması, kolilemenin rafın yönünü izlemesine bağlıdır. Rafın sol ucundan başlayın, sağa doğru ilerleyin; bir rafı bitirmeden bir alttakine geçmeyin. Koliye giren ilk klasör, raftaki ilk klasördür.

1. Raf numaralarını yapıştırın. Her raf dolabına bir harf, her rafa bir numara verin: “A-3”, A dolabının üçüncü rafıdır.
2. Koli numarasını raftan türetin. A-3 rafından çıkan ilk koli “A-3-1”, ikincisi “A-3-2” olur. Numara kolinin iki yan yüzüne ve üstüne yazılır.
3. Klasörleri dik yerleştirin. Klasör sırtları aynı yöne baksın, rafta nasıl duruyorsa koliye öyle girsin. Klasörleri yatırmak, kapakların açılıp kâğıtların dağılmasına neden olabilir.
4. Boşluğu doldurun. Koli tam dolmadıysa kalan boşluğa buruşturulmuş kâğıt koyun; klasörler yolda devrilmesin.
5. Bir koliyi bir rafa ayırın. Bir rafın son klasörleriyle bir sonraki rafın ilk klasörleri aynı koliye girmesin. Koli yarım kalsa bile rafı onunla kapatın.

Askılı dosya dolaplarında durum biraz farklıdır. Çekmecesi kilitlenebilen, sağlam dolaplar bazen içleri dolu hâlde taşınabilir; ama ağırlık dolabın raylarına ve taşıyanlara yük bindirir. Keşifte dolaba birlikte bakarız; dolu mu, boş mu taşınacağına dolabın yapısına göre karar veririz.

Gevşek kâğıtlar ve karton kutular

Her arşiv düzgün klasörlerden oluşmaz. Lastikle bağlanmış tomar hâlinde faturalar, zarf içinde duran yazışmalar ya da yıllar önce bir karton kutuya konup unutulmuş evrak da çıkar. Bunları olduğu gibi koliye boşaltmayın. Her tomarı bir zarfa ya da şeffaf dosyaya alın, üzerine ait olduğu rafın numarasını yazın. Yıpranmış eski kutuları yenisiyle değiştirin; tabanı gevşemiş bir karton, yükleme sırasında içindekileri merdivene dökebilir. Ciltli defterler ve kalın dosyalar ise sırtları aşağı gelecek biçimde değil, rafta durdukları gibi dik ya da yatık ama sıkıştırılmadan yerleştirilmeli.

Numaralandırma ve raf eşleme nasıl yapılır?

Numara, eski odayla yeni oda arasındaki köprüdür. Eski odadaki A-3 rafı, yeni odada da A-3 olarak işaretlenirse koli doğrudan yerine gider. Bunun için yeni arşiv odasının raf planını taşınmadan önce çizmeniz gerekir.

Eşleme listesi

Basit bir tablo tutun: bir sütunda koli numarası, bir sütunda eski raf, bir sütunda yeni raf, bir sütunda da içeriğin kısa tanımı. Kısa tanım sütunu yalnızca yetkili kişilerin eline geçen listede olsun; kolinin üzerinde değil. Yeni oda eski odadan farklı büyüklükteyse, eşleme listesinde hangi eski rafın hangi yeni rafa karşılık geldiğini yazın; taşıma ekibi koliyi numarasına bakarak yerine bırakır.

Yeni odada etiketleme

Yeni raflara aynı harf ve numara etiketlerini taşınma gününden önce yapıştırın. Kapının yanına da raf planının bir kopyasını asın. Kolileri raflara yerleştirirken hemen açmayın; önce hepsinin doğru rafın önüne geldiğini görün, sonra açma işine geçin. Açılan her koli, rafa sırasıyla boşaltılır ve koli numarası listede işaretlenir.

Gizli evrak ve kişisel veriler taşınırken nasıl korunur?

Arşivin bir bölümü, içeriği nedeniyle ayrı bir özen ister. Personel dosyaları, sağlık raporları, kimlik fotokopileri, müşteri sözleşmeleri ve banka bilgileri içeren belgeler kişisel veri taşır. İşletmelerin bu verileri korumakla ilgili yasal yükümlülükleri vardır; kapsamını ve taşınma sürecine nasıl yansıdığını hukukçunuza danışın. Genel bilgi için Kişisel Verileri Koruma Kurumu sitesine bakabilirsiniz.

Pratik tarafta şu önlemler çoğu işletme için uygulanabilir:

• Koliye içerik yazmayın. “Personel dosyaları” ya da “müşteri sözleşmeleri” yerine yalnızca numara kullanın.
• Koliyi mühürleyin. Gizli evrak kolilerini numaralı ya da imzalı bantla kapatın. Yeni ofiste bantın sağlam olduğu teslimde kontrol edilir.
• Sayımı iki uçta yapın. Kaç gizli koli yola çıktıysa o kadarının geldiği, bir yetkili tarafından sayılarak teyit edilsin.
• Gözetim belirleyin. Bu kolilerin yüklemesine ve boşaltmasına şirketinizden bir yetkili eşlik etsin; mümkünse kilitli bir dolap ya da oda içinde bekletilsin.
• Kilitli dolapları kilitli taşıyın. Anahtarlar dolapla birlikte değil, yetkili kişinin yanında gitsin.

Ekibimiz onayınız olmadan dolap açmaz, klasör karıştırmaz; kolilerin içeriğini sormaz. Kolilemeyi sizin ekibiniz yapmak isterse boş koli ve bant bırakır, yalnızca taşıma ve raf önüne yerleştirme işini üstleniriz. Kolilemeyi bize bırakmak isterseniz de klasörleri sizin belirlediğiniz sıra ve numaralarla koliye alırız; bu seçenek paketlemeli nakliyat kapsamındadır.

Yeni arşiv odası nem ve erişim açısından nasıl seçilir?

Kâğıdın iki düşmanı nem ve ışıktır. Nemli bir odada klasörler zamanla küf kokusu alır, sayfalar birbirine yapışır, mürekkep dağılır. Doğrudan güneş alan bir rafta ise kâğıt sararır ve kırılganlaşır. Yeni arşiv odasını seçerken şu noktalara bakın:

• Nem: Bodrum katlar ve dış duvarı toprağa bakan odalar nem tutabilir. Duvarlarda leke, boya kabarması ya da küf izi varsa arşivi oraya koymadan önce sebebini giderin.
• Su hattı: Tavanda ya da duvarda su borusu, kalorifer tesisatı veya klima tahliyesi geçen odalardan kaçının.
• Işık: Pencere varsa perdeyle ya da stor ile güneşi kesin; rafları pencerenin karşısına değil yanına kurun.
• Havalandırma: Kapalı ve havasız bir odada nem birikir. Kapının altından hava alan ya da havalandırma menfezi olan bir oda tercih edin.
• Raf yerleşimi: Rafları duvardan biraz açık kurun, en alt rafı yerden yükseltin. Olası bir su taşmasında ilk ıslanan yer taban olur.

Erişim ve güvenlik

Arşiv odası herkesin gelip geçtiği bir koridorun ortasında olmamalı. Kilitlenebilen bir kapı, anahtarın kimde durduğunun bilinmesi ve odaya giriş çıkışın basit bir deftere yazılması, gizli evrakın güvenliği için taşınmadan sonra da sürecek bir düzen kurar. Sık açılan dosyaları kapıya yakın, nadiren açılanları içeride tutmak da günlük işi hızlandırır.

Yangın söndürücünün yeri, odanın acil çıkışa uzaklığı ve elektrik tesisatının durumu da bina yönetimiyle birlikte kontrol edilmeli. Yeni binanın kapı ve asansör ölçüleri ağır dosya dolaplarının geçişine uymuyorsa, keşifte asansörlü nakliyat seçeneğini değerlendiririz.

İmha edilecek evrak nasıl ayrılır ve kime teslim edilir?

İmha kararı verilen evrak, çöpe atılacak kâğıt gibi değerlendirilmemeli. İçinde kişisel veri ya da ticari bilgi bulunan bir belge, kâğıt toplama kutusuna atıldığında da okunabilir. Bu tür evrakı yetkili bir imha firmasına teslim etmek, pek çok işletmenin tercih ettiği yoldur. Firma evrakı teslim alırken genellikle bir teslim tutanağı düzenler, imhadan sonra da bunu gösteren bir belge verir. Hangi belgeleri istemeniz gerektiğini hukukçunuza ya da mali müşavirinize sorun.

Taşınma sürecinde imha evrakını iki şekilde yönetebilirsiniz:

1. Taşınmadan önce imha: Ayıklanan evrak, eski ofisten doğrudan imha firmasına teslim edilir. Taşıma yükü hafifler, yeni ofise tek bir gereksiz kâğıt girmez.
2. Taşınmadan sonra imha: Zaman yetmezse imha kolileri ayrı bir renkle işaretlenir ve yeni ofiste kilitli bir yerde, firmanın gelmesine kadar bekletilir.

Hangi yolu seçerseniz seçin, imha kolilerini taşınacak arşivle aynı odada bırakmayın. Kırmızı bant ya da belirgin bir işaretle ayırın ve taşıma ekibine taşınmayacaklarını açıkça gösterin. Biz imha hizmeti vermeyiz; yalnızca taşınması istenen kolileri taşırız.

Arşiv depoda geçici olarak bekletilebilir mi?

Bazen yeni ofis taşınma tarihine yetişmez. Tadilat sürer, raflar geç gelir ya da arşiv odası henüz nemden arındırılmamıştır. Bu durumda arşivi eski ofiste bırakmak her zaman mümkün olmaz; kira süresi dolmuş olabilir. Geçici bekletme için eşya depolama seçeneğimizi kullanabilirsiniz.

Depoya gidecek arşivde numara sistemi daha da önem kazanır. Kolileri depoya verirken koli listesinin bir kopyasını elinizde tutun; depodan çıkışta aynı liste ile sayım yapılır. Gizli evrak kolilerinin mühürlü olduğunu teslimde birlikte kontrol ederiz. Depoda beklerken sık ihtiyaç duyabileceğiniz dosyaları ayrı bir koliye koyup yanınızda tutun; depodan tek bir klasör çıkarmak için bütün kolilerin arasında arama yapmak zordur.

Bekleme süresi uzayacaksa kolilerin kâğıt değil plastik arşiv kutusu olmasını da düşünebilirsiniz. Kapaklı plastik kutular neme ve ezilmeye karşı daha dayanıklıdır, istiflendiğinde şekilleri bozulmaz.

Depodan yeni ofise ikinci bir taşıma yapılacağını da planınıza yazın. Kolilerin depoya giriş sırası, çıkış sırasının tersidir: en son ihtiyaç duyulacak raflar önce, en sık açılacak olanlar en son girerse yeni odaya yerleştirme de aynı düzenle ilerler. Bu küçük ayrıntı, ikinci taşıma gününde koli koli arama yapma ihtiyacını ortadan kaldırır.

Arşiv taşıma ofis taşımasının hangi gününe konmalı?

Arşiv, ofisin en az kullanılan ama en ağır bölümüdür. Bu yüzden taşımada genellikle ilk yüklenen ve yeni ofiste ilk yerleştirilen bölüm olur. Önce arşiv yeni odaya girer, raflara dizilir, oda kilitlenir; ardından masalar, dolaplar ve en son bilgisayarlar gelir. Bu sıra, gizli evrakın taşınma gününün kalabalığına en az karıştığı sıradır.

Arşivi büyük olan ofislerde arşiv taşıma için ayrı bir gün ayırmak da mantıklı olabilir. Ofisin geri kalanı taşınmadan birkaç gün önce arşiv yeni odasına yerleşir; taşınma günü yalnızca günlük dosyalar ve mobilya kalır. Bu seçeneği keşifte konuşuruz. Bilgisayarlar ve sunucu için ayrı bir hazırlık gerekiyorsa bilgisayar ve sunucu taşıma yazımıza bakın.

Bursa'da 2009'dan beri ofis, büro ve fabrika taşıyoruz. Ofis taşıma planınızda arşivin sırasını, numarasını ve gizliliğini birlikte düşünürüz; teklifimiz yazılıdır ve kolileme, taşıma, montaj gibi kalemler ayrı ayrı görünür. Keşif için teklif formunu doldurabilirsiniz.