Bursa ofis taşıma ile iş durmadan yeni adrese nasıl geçilir?

Masa, dolap ve koli numaralandırma ile kat planı

Ofis taşımasının düzenli bitmesini sağlayan tek bir araç varsa, o da numaralandırmadır. Yeni ofisin kat planı üzerinde her masaya, her dolaba ve her odaya bir kod verilir. Örneğin muhasebe birimi için “M”, satış için “S” harfi, masalar için de sıra numarası kullanılabilir. Eski ofiste her masa, her dolap ve o masaya ait her koli bu kodla etiketlenir.

Yeni ofiste kat planının bir kopyası her odanın kapısına asılır. Ekip, koli ya da mobilya üzerindeki kodu okuyup doğrudan doğru odaya, doğru masanın yanına bırakır. Bu yöntem hem taşıma günü “bu nereye gidecek?” sorusunu ortadan kaldırır hem de çalışanların pazartesi sabahı kendi eşyalarını aramasını önler.

Çalışanların kişisel kolileri

Her çalışanın masasındaki kişisel eşya ve belgeleri kendisinin paketlemesini öneririz. Böylece kimse başkasının çekmecesini açmak zorunda kalmaz. Her çalışana, üzerinde masa kodu yazan bir ya da iki koli veririz; çalışan kolisini doldurur, kapatır ve üzerine adını yazar. Ekibimiz çalışanların masalarını, çekmecelerini ve dolaplarını onay olmadan açmaz. Ortak alanlar, mutfak ve depo gibi bölümlerin paketlemesini ise biz üstlenebiliriz; bu durumda eşya türüne göre malzeme kullanırız. Kaç koliye ihtiyaç olacağını kabaca görmek için koli hesaplama aracımızı kullanabilirsiniz.

Bilgisayar, sunucu ve ağ ekipmanı nasıl hazırlanır?

Bilgi işlem ekipmanında sorumluluğu baştan paylaşırız. Verinin yedeklenmesi sizin ya da bilgi işlem sorumlunuzun işidir; biz fiziksel taşıma yaparız. Taşımadan önce bütün bilgisayarların, sunucuların ve paylaşılan disklerin güncel yedeğinin alınmasını, yedeğin de taşınan cihazlardan ayrı bir yerde tutulmasını isteriz. Bu, yalnız taşıma riski için değil, yeni ofiste bir cihazın açılmaması gibi beklenmedik durumlar için de bir güvencedir.

Kabloları sökmeden önce her masanın arkasının fotoğrafının çekilmesini öneririz. Hangi kablonun hangi porta gittiği fotoğrafta görünürse, yeni ofiste kurulum çok daha hızlı olur. Kablolar sökülünce toplanıp poşetlenir, poşetin üzerine masa kodu yazılır ve poşet ilgili bilgisayar kasasına ya da monitör kolisine bantlanır.

Monitörler ekran yüzeyi korunarak ayrı ayrı sarılır ve dik taşınır; yazıcıların toneri çıkarılıp ayrı poşete konur. Cihaz cihaz hazırlık sırasını bilgisayar ve sunucu taşıma yazısında ayrıntılı anlattık.

Sunucu dolabı

Sunucuların ve ağ cihazlarının kapatılması, raftan çıkarılması ve yeni ofiste yeniden bağlanması, bilgi işlem sorumlunuzun gözetiminde yapılmalıdır. Biz cihazları, sorumlunuz kapatıp etiketledikten sonra teslim alır, darbeye karşı sararak taşırız. Sunucu dolabının kendisi boş olarak taşınır. Yeni ofiste internet hattının ve elektrik tesisatının taşınma gününden önce hazır olması, işin en kritik şartıdır; bu işler bizim kapsamımızda değildir, ama planda nerede durduklarını birlikte işaretleriz.

Arşiv ve dosya kolileri: sıra nasıl korunur?

Arşivde asıl değer belgelerin kendisinde değil, sırasındadır. Yıllara, müşteri adlarına ya da dosya numaralarına göre dizilmiş bir arşiv karışık kolilerle yeni ofise gelirse, onu yeniden düzenlemek günler alabilir. Bu yüzden arşiv kolileri rafın düzenine göre doldurulur: raf başından başlanır, her koliye rafta durdukları sırayla klasörler konur ve koli üzerine hem raf kodu hem sıra numarası yazılır.

Yeni ofiste koliler aynı sırayla açılıp aynı düzende raflara dizilir. Rafların ölçüsü değişiyorsa, yeni düzeni önceden kat planı üzerinde gösterirseniz koliler doğrudan doğru rafların önüne bırakılır. Klasörler kolilere dik konur; yatırılmış klasörlerin sırtı yolda kırılır ve etiketi okunmaz hâle gelebilir. Arşivin ayıklanmasından koli düzenine kadar ayrıntıları arşiv ve dosya taşıma yazısında ele aldık.

Kişisel veri içeren belgeler

Personel dosyaları, müşteri sözleşmeleri, hasta kayıtları gibi kişisel veri içeren belgeler için koliler bantla kapatılır ve üzerine içerik yerine yalnız kod yazılır. Böylece koliyi gören biri içinde ne olduğunu bilmez. Ekibimiz koli içeriğini açmaz, okumaz. İsterseniz bu kolileri taşınma günü bir çalışanınızın gözetiminde yükleyebilir ve teslimde aynı kişiye sayarak verebiliriz.

Kasa, fotokopi makinesi ve ağır eşya için karar nasıl verilir?

Çelik kasalar ve büyük metal dolaplar, ofis taşımasının en ağır kalemleridir. Bir kasanın taşınıp taşınamayacağına, nasıl taşınacağına ve kaç kişiyle taşınacağına keşiften önce karar vermeyiz. Keşifte kasanın ölçüsüne, zemine sabitlenip sabitlenmediğine, bulunduğu katın merdivenine ya da asansörüne ve yeni ofisteki yerine bakarız. Zeminin taşıma sırasında kasa ağırlığını kaldırıp kaldırmayacağı da önemlidir; özellikle ahşap ya da yükseltilmiş döşemeli ofislerde.

Değerlendirmeden sonra kasanın ekibimizle taşınması uygun görülürse bunu teklifte ayrı bir satır olarak yazarız. Uygun görülmezse, örneğin çok ağır bir kasa merdivenden indirilecekse, bunu açıkça söyleriz ve farklı bir çözüm konuşuruz. Kasayı taşımadan önce boşaltmanızı ya da içindekileri kendi gözetiminizde ayrı götürmenizi isteriz.

Büyük fotokopi makineleri ve yazıcı-tarayıcı cihazlar çoğu zaman kiralık ya da bakım sözleşmelidir. Bu cihazların taşınma öncesi hazırlığını, örneğin tarayıcı kafasının kilitlenmesini, cihazın servis firmasının yapması gerekebilir. Sözleşmenizi kontrol edin; servis hazırlık yaptıktan sonra cihazı biz taşırız.

Mağaza, klinik ve atölye: her işyerinin ayrı ihtiyacı

Mağaza

Mağaza taşımasında zamanlama kapanış saatine bağlıdır. Raflar, vitrin camları ve teşhir üniteleri sökülüp numaralandırılır; ürünler ise stok listesine göre kolilenir. Satışa hazır ürünlerle depo stoğunu ayrı kolilere koymak, yeni mağazada rafları hızla doldurmanızı sağlar. Cam vitrinler köşe koruyucu ve sert levhayla, aydınlatma elemanları ise ayrı kolilerde taşınır. Kasa terminalleri ve barkod okuyucuları, bilgisayarlar gibi, kablolarının fotoğrafı çekilerek sökülür.

Klinik ve muayenehane

Sağlık alanındaki işyerlerinde iki hassas konu vardır: tıbbi cihazlar ve hasta kayıtları. Tıbbi cihazların sökülmesi, kalibrasyonu ve yeni yerde kurulumu, cihazın üretici ya da yetkili servisinin işidir; biz, servisin hazırladığı cihazı ambalajlanmış olarak taşırız. Hasta kayıtları ise yukarıda anlattığımız kişisel veri içeren belgeler gibi, kodlu ve kapalı kolilerde taşınır. Muayene masaları, sandalyeler ve bekleme salonu mobilyası ise ofis mobilyası gibi ele alınır.

Atölye ve küçük üretim alanı

Terzi, marangoz, matbaa ya da tamir atölyelerinde tezgâhlar, el aletleri ve küçük makineler bir arada bulunur. El aletleri ve malzeme kolilere, tezgâhlar ise sökülebiliyorsa sökülerek taşınır. Elektrik bağlantısı gerektiren makinelerin sökülmesi ve yeni yerde bağlanması elektrikçi işidir. Yağ ya da boya içeren malzemelerin ağzı sıkıca kapatılmış olmalıdır; açık kaplar araçta taşınmaz.

Fabrika ve depo tarafında makineler neden ayrı değerlendirilir?

Fabrika ya da depo taşımasının ofis tarafı, yani idari bölümün masaları, dolapları ve arşivi, ofis taşımasıyla aynı düzende yürür. Üretim makineleri başka bir konu. Pres, torna, dokuma makinesi ya da endüstriyel bir kompresör gibi ekipmanların sökülmesi, kaldırılması, özel araçla taşınması ve yeni yerde temele oturtulması; vinç, forklift, kaldırma ekipmanı ve bu makineleri tanıyan bir teknik ekip gerektirir. Birçok makinede sökme ve kurmanın üretici ya da yetkili teknik servis tarafından yapılması da şarttır.

Makine taşıması için bu nedenle keşiften önce söz vermeyiz. Keşifte makinelerin listesini, ölçülerini, yaklaşık ağırlık bilgisinin nereden öğrenileceğini ve teknik servisle ilgili koşulları birlikte çıkarırız. Değerlendirme sonunda hangi kalemleri ekibimizin taşıyabileceğini, hangileri için makine taşımasına özel donanımı olan bir ekibin gerektiğini açıkça yazarız. Bizim kapsamımıza girmeyen kısım varsa, bunu teklifte gizlemeyiz.

Depo tarafında raf sistemleri, paletli ürünler ve stok malzemesi söz konusudur. Paletli ürünlerin taşınması için yükleme rampası ya da forklift erişimi olup olmadığı keşfin ilk sorusudur. Stok malzemesi, depo düzenine göre kodlanıp yeni depoda aynı düzenle yerleştirilir. Eski adresten çıkış ile yeni adrese giriş arasında boşluk varsa, malzemenin bir kısmı eşya depolama seçeneğiyle bekletilebilir.

OSB ve sanayi bölgesinde atölye ve fabrika taşıma

Bursa, organize sanayi bölgesi sayısı yüksek bir şehir. Bursa OSB, Nilüfer OSB, Demirtaş OSB (DOSAB), Hasanağa OSB, Kayapa OSB, Kestel OSB ve İnegöl OSB bunlardan yalnız bir kısmı. Her birinin kendi yönetimi, giriş düzeni ve kuralları var. Bir OSB içinden başka bir OSB’ye ya da şehirdeki bir sanayi sitesinden bir OSB parseline geçen işletmenin taşıması, bir büro taşımasından farklı kurulur. Plan, eşyanın miktarından çok üretimin ne kadar durabileceği sorusuna dayanır.

Üretim duruşu penceresi

Fabrikada en pahalı saat, hattın durduğu saattir. Bu yüzden taşımayı işletmenin zaten durduğu zamanlara oturtmaya çalışırız: planlı bakım duruşu, bayram ya da yıl sonu tatili, vardiyaların seyrek olduğu hafta sonu. İlk soru, hangi bölümün son durup yeni adreste ilk çalışması gerektiğidir. Sevkiyat bölümü genellikle bu listenin başındadır. İdari ofis, arşiv, yedek parça rafları ve depodaki koliler üretimden bağımsız olarak daha önceki günlere alınabilir. Böylece duruş penceresine yalnız üretimin kendisi kalır.

Makinelerin sökümü ve yeni yerde devreye alınması uzmanların takvimine bağlıdır. Bu takvim netleşmeden bizim taşıma günlerimiz de kesinleşmez. Keşifte makine uzmanınızla ya da üreticinin servisiyle aynı çizelgeye bakmayı öneririz.

OSB girişi, güvenlik ve iş güvenliği

OSB’lerin çoğunda bölge girişi ve fabrika kapısı ayrı ayrı kontrol edilir. Araç ve personel için önceden bildirim istenip istenmediği, taşıma aracının hangi saatlerde girebileceği ve yükleme alanında hangi iş güvenliği kurallarının uygulandığı bölgeden bölgeye, fabrikadan fabrikaya değişir. Bu kuralları tahmin etmeyiz: OSB yönetimine ve fabrikanızın güvenlik birimine önceden sorarız, istenen ekip ve araç bilgisini size yazılı iletiriz. Baret, yelek ya da tesise özel bir eğitim şartı varsa bunu da keşifte öğrenmek isteriz.

Rampa, palet ve raf

Fabrika taşımasında yükleme noktası belirleyicidir. Rampa varsa yüksekliği, forklift erişimi, paletlerin sarılı ve etiketli olup olmadığı keşfin ilk notlarıdır. Depo rafları numaralanarak sökülür; yeni binada aynı sırayla kurulması için raf planının önceden çizilmesini isteriz. Kimyasal, yağ ya da boya içeren malzeme, üretici etiketindeki koşullara ve tesisin kendi kurallarına göre ayrıca hazırlanır; açık kap araca alınmaz.

Tablo, teklifimizin de iskeletidir. Bize düşen kalemler kendi satırlarında yazılır; uzmana kalan işler “kapsam dışı” diye açıkça belirtilir ki takviminizde bir boşluk kalmasın. İşletmenin küçük bir atölyesi mi var, yoksa hat kuran bir fabrikası mı, sorular aynıdır; yalnız tablonun hangi satırlarının dolacağı değişir.

İş merkezi yönetimi, yük asansörü ve izinler

Ofis taşımasının en çok zaman kaybettiren kısmı, eşyanın kendisi değil, binanın kurallarıdır. İş merkezlerinin ve plazaların çoğunda taşınma için yönetime önceden bildirim yapılması, yük asansörünün rezerve edilmesi ve ortak alanların korunması istenir. Bazı binalar, lobiden geçişi yalnız belirli saatlerde kabul eder; bazıları zemin ve asansör kabini için koruyucu kaplama şart koşar.

Keşiften sonra size iki binanın yönetimine sorulacak soruların bir listesini veririz: taşınma için izin verilen gün ve saatler, yük asansörünün ölçüsü ve kullanım kuralı, aracın yanaşabileceği nokta, otopark ya da yükleme alanı kullanımı, güvenlik görevlisinin bulunma şartı. Yönetimin istediği ekip ve araç bilgilerini taşınmadan önce size yazılı olarak iletiriz. Ekipte kaç kişinin çalışacağı ve sahadaki sorumlunun iletişim bilgisi de bu yazıda yer alır.

Bursa’nın iş bölgelerinde taşıma nasıl farklılaşır?

Bursa, hem ticaret hem sanayi şehri olduğu için işyeri taşımaları da çok farklı ortamlarda yapılır. Nilüfer’de Fatih Sultan Mehmet Bulvarı çevresindeki plazalar ve iş merkezleri, yük asansörü ve yönetim kuralları olan binalardır; burada zamanlama bina yönetimine göre kurulur. Osmangazi’deki tarihî çarşı ve hanlar bölgesinde ise sokaklar dar, araç erişimi sınırlıdır; buradaki dükkân ve büro taşımalarında eşyanın bir kısmı araca kadar elde taşınır ve saatler çarşının açılış kapanışına göre belirlenir.

Şehrin organize sanayi bölgeleri ve sanayi siteleri, geniş yollar ve yükleme alanları sunar; ama burada da fabrikanın vardiya düzeni, güvenlik girişindeki araç kaydı ve üretimin kesintisiz sürmesi planın merkezindedir. İnegöl’ün mobilya sanayisi, Gemlik’in liman çevresi ya da Kestel ve Gürsu’daki sanayi alanları gibi ilçelerdeki işyerleri için de aynı sorulardan başlarız: araç nereye yanaşır, iş hangi saatte durabilir, hangi makine ayrı değerlendirilecek?

İlçeler arası bir işyeri taşımasında, örneğin merkezdeki bir bürodan çevre ilçedeki yeni bir binaya geçişte, yol süresi teslim saatini etkiler. Bunu teklifte varış saat aralığı olarak yazarız; gecikme olursa sizi önce biz ararız.

Taşınmadan önceki haftalarda iş sırası nasıl kurulur?

Ofis taşıması, taşıma gününden haftalar önce başlar. Aşağıdaki sıra, orta büyüklükte bir ofis için kurduğumuz planın iskeletidir; sizin işyerinize göre kısalır ya da uzar.

1. Sorumlu kişiyi belirleyin. Şirket içinde taşımadan sorumlu bir kişi, bizimle tek iletişim noktası olur. Kararlar bu kişi üzerinden verilir; ekip sorumlumuz da taşınma günü bu kişiyle çalışır.
2. Yeni ofisin kat planını kesinleştirin. Hangi birimin hangi odaya gideceği netleşmeden numaralandırma başlayamaz.
3. Ayıklama yapın. Kullanılmayan mobilya, eski cihazlar ve saklama süresi dolmuş belgeler taşınmadan önce ayrılmalıdır. Taşınmayacak her kalem, araçta yer ve taşıma gününde zaman kazandırır.
4. Tesisatı ve hatları başlatın. İnternet hattı, telefon santrali, elektrik ve ağ kablolaması yeni ofiste taşınma gününden önce hazır olmalıdır. Bu işlerin başvuru ve kurulum süreleri çoğu zaman beklenenden uzun sürer.
5. Adres değişikliğini duyurun. Müşterilere, tedarikçilere, kargo firmalarına ve bankaya yeni adresi bildirmek, taşınmadan sonraki hafta gelen yazışmaların kaybolmasını önler. Web sitesindeki, faturalardaki ve kartvizitlerdeki adresin güncellenmesi de bu listeye girer.
6. Koli dağıtımı ve paketleme. Çalışanlara kişisel koliler son hafta dağıtılır; ortak alanların ve arşivin paketlenmesi ise taşıma gününden önceki günlere yayılabilir. Paketlemeyi tümüyle bize bırakmak isterseniz eşya türüne göre malzeme ve yöntem için paketlemeli nakliyat sayfamıza bakabilirsiniz.
7. Son gün kontrolü. Taşıma gününden önceki akşam yedeklerin alındığı, cihazların kapatıldığı ve kişisel kolilerin kapatıldığı kontrol edilir.

Bu sıranın her adımı teklif aşamasında konuşulur; hangi adımın sizde, hangisinin bizde olduğu yazılı plana girer. Böylece sorumluluklar belirsiz kalmaz; iş ekibin, yöneticilerin ve çalışanların aynı listeye bakarak ilerlediği düzenli bir güne dönüşür.

Yeni ofiste ilk iş günü sabahı

Taşımanın başarısı, yeni ofiste ilk iş günü sabahı anlaşılır. Çalışanlar geldiğinde masalar kurulmuş, sandalyeler yerinde, koliler doğru masanın yanında olmalıdır. Bu yüzden taşıma gününün son saatini kurulum ve kontrol için ayırırız. Sökülen mobilyalar kurulur, masa kodları kat planıyla karşılaştırılır, boş koliler ve ambalaj atıkları toplanır.

Ekip ayrılmadan önce sizinle ya da görevlendirdiğiniz kişiyle birlikte ofisi dolaşırız. Eksik bir kalem, yanlış odaya gitmiş bir dolap ya da görünür bir hasar varsa o anda not alırız. Bilgisayarların açılması ve ağın çalışması bilgi işlem sorumlunuzun kontrolündedir; biz, cihazların doğru masaya ve kabloların doğru poşetle yanına bırakıldığından emin oluruz.

Bursa ofis taşıma planınızı başlatmak için iki adresi, çalışan ve masa sayısını ve uygun tarihleri teklif formu ile iletebilirsiniz. Birkaç masa ya da birkaç dolaptan oluşan küçük bir yer değişikliği için ise parça eşya taşıma hizmetimiz işinizi görebilir.

İşyeriniz başka bir ilçeye geçiyorsa plan nasıl değişir?

Aynı ilçe içinde bir kat ya da bir sokak öteye geçen bir büroyla, merkezden çevre ilçeye taşınan bir işletmenin ihtiyacı aynı değildir. İkincisinde mesafe, sefer düzeninin ve iş bölümünün baştan düşünülmesini gerektirir.

Örneğin Osmangazi ya da Nilüfer’deki bir işletme, Kestel veya Gürsu’daki bir üretim alanına geçiyor olsun. Önce yeni adreste ilk gün mutlaka çalışması gereken bölümü sorarız: sevkiyat mı, muhasebe mi, müşteri kabulü mü? O bölümün eşyası ilk seferde gider, kalanı sonraki seferlere kalır. Böylece yeni tesiste iş, son araç yola çıkmadan başlayabilir.

İnegöl’deki bir mobilya teşhir mağazası ya da Gemlik’te liman çevresine yakın bir lojistik bürosu gibi merkeze uzak adreslerde, ekibin gün içinde iki uç arasında gidip gelmesi zaman alır. Bu yüzden söküm ile kurulumu ayrı günlere bölmeyi önerebiliriz: birinci gün eski yerde söküm ve yükleme, ikinci gün yeni yerde kurulum. Numaralı kat planı sayesinde her masa, bu bölünmeye rağmen doğru yere oturur.

İlçe değiştiren işyerlerinde iki konu daha var: çalışanların yeni adrese nasıl ulaşacağı ve müşterilerin yeni yeri nasıl bulacağı. Bunlar bizim üstlendiğimiz işler olmasa da taşınma tarihini seçerken hesaba katmanızı öneririz. Tarih netleşince teklif formundan keşif isteyebilirsiniz.