Rehber · Planlama
Ofis taşıma kontrol listesi: haftalara bölünmüş işyeri taşınma planı
Ofis taşıma kontrol listesi, bir işyerinin eski adresinden yenisine geçerken yapılacak işleri haftalara, sorumlulara ve günlere bölen çalışma planıdır. İyi bir liste eşyayla değil insanlarla başlar: kim karar veriyor, çalışanlar ne zaman haberdar ediliyor, müşteriler hangi gün aranamayacak. Masa ve dolapların numaralanması, yeni kat planı, bilgi işlem hazırlığı ve arşiv ise bu iskeletin üzerine oturur. İlk iş olarak, taşınmadan sorumlu tek bir kişinin adını ve telefonunu bütün ekibe yazılı gönderin.
Ofis taşıma kontrol listesi neden haftalara bölünmeli?
Bir evin taşınmasında aksayan iş, çoğu zaman bir akşamı kaybettirir. Bir ofiste ise aynı aksaklık faturaların kesilememesine, müşteri telefonlarının cevapsız kalmasına ya da bir ekibin yarım gün boş oturmasına dönüşür. Ofis taşıma kontrol listesi bu yüzden “ne yapılacak” sorusundan çok “ne zaman ve kim yapacak” sorusuna cevap verir.
Haftalara bölmek, işleri doğal sırasına koyar. Bazı işlerin başkalarından önce bitmesi gerekir: kat planı çizilmeden masa numarası verilemez, masa numarası verilmeden koliler etiketlenemez, internet hattı yeni adrese alınmadan sunucu kurulamaz. Listeyi tek sayfalık bir tablo gibi düşünün; her satırda iş, sorumlu kişi ve bitiş haftası yazsın.
Aşağıdaki plan orta büyüklükte bir büroya göre kurgulandı. Sizin ofisiniz küçükse bazı haftaları birleştirebilirsiniz; birden fazla kat, depo ya da üretim alanı varsa süreyi uzatın. Fabrika ya da atölye içeren taşınmalarda makine ve üretim hattı ayrı bir plan ister; bunu ofis ve fabrika taşıma sayfamızda anlattığımız keşif sürecinde birlikte çıkarırız.
Taşınmayı kim yönetecek, sorumlu kişi nasıl seçilir?
İlk kararınız bir isim olmalı. Taşınmadan sorumlu kişi, nakliyat firmasıyla, bina yönetimiyle, bilgi işlem sorumlusuyla ve çalışanlarla konuşan tek kanal olur. Bu kişinin mutlaka yönetici olması gerekmez; ofisin düzenini bilen, çalışanların güvendiği ve karar alabilecek yetkisi olan biri yeterlidir.
Sorumlu kişinin görevleri şöyle sıralanabilir:
- Taşınma takvimini tutmak ve değişiklikleri herkese aynı anda duyurmak.
- Nakliyat firmasının keşfine eşlik etmek, eşya listesini birlikte kontrol etmek.
- Bina yönetiminden yükleme ve boşaltma saatleri, asansör kullanımı ve araç yanaşması için izin almak.
- Her birimden bir temsilci belirleyip onlardan kendi bölümlerinin listesini istemek.
- Taşınma günü iki adres arasında karar veren kişi olmak.
Büyük bir ofiste sorumlu kişiye bir yardımcı verin. Taşınma günü biri eski adreste, diğeri yenisinde durur. Bizim tarafımızda da aynı düzen vardır: ofisinize kaç kişinin geleceğini, o gün ekibi kimin yöneteceğini ve o kişinin telefonunu taşınmadan birkaç gün önce yazılı olarak paylaşırız. Böylece iki taraf da kimin kiminle konuşacağını önceden bilir.
Sekiz hafta kala hangi kararlar verilmeli?
İlk hafta kararlar haftasıdır. Henüz koli yok, sökülen masa yok; ama sonraki her işin temeli burada atılır.
- Tarihi netleştirin. Taşınmayı mümkünse bir hafta sonuna ya da işin görece sakin olduğu bir döneme koyun. Ay sonu kapanışları, beyanname dönemleri ve yoğun sipariş haftaları kötü tercihlerdir.
- Keşif isteyin. Nakliyat firmasından yerinde ya da görüntülü keşif isteyin. Keşif sonunda eşya listesi çıkar ve teklif yazılı, kalem kalem gelir; paketleme, taşıma, asansör ve montaj ayrı ayrı görünür.
- Yeni binayı ölçün. Kapı genişlikleri, asansör kabini, merdiven boşluğu ve yükleme yapılacak cephe not edilsin. Dar bir giriş varsa büyük toplantı masası ya da dosya dolabı için dışarıdan asansörlü nakliyat gerekip gerekmediği keşifte konuşulur.
- Bütçeyi ve onay sürecini belirleyin. Kimin hangi harcamayı onaylayacağı baştan yazılırsa son hafta küçük kararlar için beklemek gerekmez.
Kira sözleşmesinin eski ofis tarafındaki çıkış koşullarını da bu hafta okuyun. Duvarlara açılan delikler, halı ya da boya gibi teslim şartları, taşınma gününden sonra ek iş çıkarabilir.
Altı hafta kala çalışanlara ne duyurulmalı?
Çalışanlar taşınmayı koridordan duymasın. Tarih netleşir netleşmez kısa ve yazılı bir duyuru yapın. Duyuruda yeni adres, taşınma tarihi, o günlerde çalışma düzeninin nasıl olacağı ve soruların kime sorulacağı yer alsın.
İnsanların en çok merak ettiği şeyler genellikle sıradandır: Yeni ofise nasıl ulaşacağım, otopark var mı, masam kimin yanında olacak, kişisel eşyalarımı ne zaman toplamalıyım? Bu sorulara ilk duyuruda cevap vermek, sonraki haftalarda tekrar tekrar aynı soruyu cevaplamaktan kurtarır.
Kişisel eşya kuralı
Her çalışana masasındaki kişisel eşyaları kendisinin toplayacağını, bunlar için bir ya da iki koli ayrılacağını söyleyin. Bitkiler, çerçeveler, kupalar ve şarj aletleri ofis envanterine karışmasın. Değerli ya da kırılacak kişisel eşyaları çalışanların kendi yanında taşıması en temiz yoldur.
Uzaktan çalışma günleri
Yükleme günü ve yeni ofiste kurulum günü herkesin ofiste olması gerekmez. Mümkünse bu iki gün çalışanlar evden çalışsın; yalnızca birim temsilcileri sahada kalsın. Evden çalışacak kişilerin kendi düzeni için ev ofisi taşıma yazımızdaki kablo ve yedek önerileri de işe yarar.
Tek bir soru adresi açın Taşınmayla ilgili bütün soruların gittiği ortak bir e-posta adresi ya da mesaj grubu kurun. Sorumlu kişi cevapları oradan verir, herkes aynı bilgiyi görür. Kulaktan kulağa yayılan tarih ve saat değişiklikleri böylece önlenir.
Masa ve dolaplar kat planına göre nasıl numaralandırılır?
Yeni ofisin kat planı, taşınmanın haritasıdır. Planı basit tutun: her oda bir harf, her masa ya da dolap bir numara alsın. “B-04” gibi bir kod, “muhasebenin pencere kenarındaki masası” tarifinden çok daha hızlı anlaşılır. Taşıma ekibi koliyi kucağında tutarken planı okumak zorunda kalmamalı; kodu görüp odaya yürümeli.
- Planı çizin. Yeni ofisin krokisine odaları, prizleri, ağ çıkışlarını ve pencereleri işaretleyin. Masaları priz ve ağ noktalarına göre yerleştirin.
- Kod verin. Her masaya, sandalyeye, dolaba ve rafa yeni yerini gösteren kodu verin.
- Eski ofiste etiketleyin. Eşyaların üzerine kodları büyük ve okunaklı yazılmış etiketlerle yapıştırın. Kolilerin iki yan yüzüne ve üstüne aynı kod gelsin.
- Yeni ofiste işaretleyin. Yeni ofiste her masanın duracağı yere, kapıların yanına ve odaların girişine aynı kodları asın.
- Planı çoğaltın. Kat planının kopyası her kat girişinde ve asansör önünde dursun.
Renk de işe yarar. Her birime bir renk verip o birimin bütün etiketlerini aynı renkte basmak, taşıma ekibinin katta yön bulmasını kolaylaştırır. Renk körlüğü olan birinin de ekipte olabileceğini düşünerek rengi yalnızca kodun yanında yardımcı işaret olarak kullanın.
Dört hafta kala bilgi işlem hazırlığı nasıl başlar?
Bilgisayar, sunucu, telefon santrali ve internet hattı ofis taşınmasının en uzun hazırlık isteyen kalemidir. Bu işi şirketinizin bilgi işlem sorumlusu ya da çalıştığınız bilgi işlem firması yürütmeli. Biz nakliyat firmasıyız; cihazları paketler, taşır ve yerine koyarız, ancak ağ kurulumu, sunucu yapılandırması ya da yazılım desteği vermeyiz.
Dört hafta kala bilgi işlem tarafının listesinde şunlar olsun:
- İnternet ve telefon hattının yeni adrese nakli için servis sağlayıcıya başvuru ve kurulum gününün yazılı alınması.
- Yeni ofiste ağ kablolaması, kabinet yeri, priz sayısı ve kablosuz erişim noktalarının kontrolü.
- Bütün verilerin taşınmadan önce iki ayrı yere yedeklenmesi.
- Kesinti penceresinin belirlenmesi: sistemler hangi saatte kapanacak, hangi saatte açılacak.
- Sunucu kabini ve raf ekipmanı için üretici ya da servis desteği gerekip gerekmediği.
Bu başlıkların her birini ayrıntılı olarak bilgisayar ve sunucu taşıma yazımızda ele aldık. Oradaki kablo fotoğrafı yöntemi, kurulum gününü ciddi biçimde kısaltır.
Arşiv, evrak ve ortak alanlar ne zaman toplanır?
Arşiv, taşınmadan önce ayıklanması gereken tek bölümdür. Yıllardır açılmamış dosya kutularını yeni ofise taşımadan önce hangilerinin saklanacağına, hangilerinin imha edileceğine karar verin. Saklama süreleri belge türüne ve sektörünüze göre değişir; bu konuda mali müşavirinize ya da hukuk danışmanınıza sorun.
Üç hafta kala arşiv kolilenmeye başlayabilir, çünkü günlük işte en az kullanılan bölümdür. Klasörlerin sırası bozulmadan, her koli bir raf bölümüne karşılık gelecek biçimde paketlenmeli. Klasör sırasını koruma, raf eşleme ve gizli evrakın güvenliği için arşiv ve dosya taşıma yazımıza bakabilirsiniz.
Ortak alanlar
Mutfak, toplantı odası, bekleme salonu ve malzeme dolabı çoğu zaman sahipsiz kalır; herkes bir başkasının toplayacağını düşünür. Bu alanlara da birim gibi bir sorumlu atayın. Mutfaktaki buzdolabının ve kahve makinesinin taşınmadan bir gün önce boşaltılıp temizlenmesi, malzeme dolabındaki kâğıt ve kırtasiyenin kolilenmesi bu kişinin işidir.
Taşınma tarihiyle yeni ofisin teslimi arasında boşluk varsa ya da yeni ofis henüz tadilattaysa, bazı eşyaları geçici olarak bekletmek gerekebilir. Bunun için eşya depolama seçeneğini keşifte birlikte konuşabiliriz.
Müşteri duyurusu ve adres değişikliği nasıl sıralanır?
Ofisiniz yer değiştirirken müşterileriniz, tedarikçileriniz, bankanız ve kargo firmalarınız da yeni adresi öğrenmeli. Duyuruyu iki aşamada yapın: iki hafta kala bir ön bilgi, taşınma haftası da “yeni adresimizdeyiz” mesajı.
- Müşteriler: Yeni adres, taşınma günü ulaşılamayacak saatler ve acil durumda aranacak numara.
- Tedarikçiler ve kargo: Teslimat adresinin hangi tarihten itibaren değişeceği. Taşınma günü eski adrese kargo gelmemesi için siparişleri önceden düzenleyin.
- Dijital kayıtlar: İnternet sitenizdeki adres, harita kayıtlarınız, e-posta imzaları, fatura şablonları ve kartvizitler.
- Basılı malzeme: Antetli kâğıt, kaşe ve zarfların yenisi taşınmadan önce hazır olsun.
Resmî adres değişikliği ayrı bir iştir. Vergi dairesi, ticaret sicili, meslek odası, sosyal güvenlik kurumu ve belediye gibi kurumlara bildirimin nasıl ve ne kadar süre içinde yapılacağı işletmenin türüne göre değişir. Süreleri tahmin etmeyin; ilgili kuruma ya da mali müşavirinize danışın. Genel bilgiye e-Devlet üzerinden de ulaşabilirsiniz. Elektrik, su, doğalgaz ve internet aboneliklerinin taşınması ise ilgili kurumlara başvuruyla yapılır.
Son hafta ve taşınma günü nasıl yönetilir?
Son haftanın başında her masa, dolap ve koli kodunu almış olmalı. Çalışanlar kişisel eşyalarını toplar, birim temsilcileri kendi bölümlerinin eksiklerini sorumlu kişiye bildirir. Taşınmadan bir gün önce bilgisayarlar kapatılır, kablolar etiketlenir, dosya dolaplarının kilitleri kontrol edilir ve anahtarlar tek bir zarfta toplanır.
Taşınma sabahı ilk iş, sorumlu kişinin ekip sorumlusuyla binayı birlikte dolaşmasıdır. Hangi eşyanın taşınmayacağı, hangi odanın en son boşaltılacağı ve kırılacak eşyanın nerede durduğu bu turda gösterilir. Sizin sorumlunuz izin vermeden hiçbir dolaba ya da odaya el sürmeyiz; kararsız kalınan her konuda ekip sorumlusu sizin sorumlu kişinizle konuşur.
| Aşama | Eski ofiste | Yeni ofiste |
|---|---|---|
| Başlangıç | Ortak tur, taşınmayacak eşyaların ayrılması | Kat planının kapılara asıldığının kontrolü |
| Yükleme | Önce arşiv ve depo, sonra mobilya, en son bilgisayarlar | Asansör ve giriş korumasının hazırlanması |
| Yol | Son kontrol turu, anahtar ve sayaç notları | Sorumlu kişinin yardımcısının kapıda beklemesi |
| Boşaltma | — | Kodlara göre oda oda yerleştirme, mobilya montajı |
| Kapanış | — | Eksik koli kontrolü, bilgi işlem kurulumuna geçiş |
Yükleme tamamlandığında, araç yola çıktığında ve yeni binaya varıldığında sorumlu kişinize kısa bir mesaj atarız. Teklifte yazdığımız varış saat aralığında bir gecikme olursa önce biz ararız. Söktüğümüz masaları, dolapları ve raf sistemlerini yeni adreste kurarız; montaj ve demontaj taşımanın parçasıdır. Taşıma sırasında masaüstü ekipmanın ve dosyaların nasıl korunduğu için paketlemeli nakliyat sayfamızda kullandığımız malzemeleri görebilirsiniz.
Boşalan ofise son bir tur atın Son kamyon yola çıkmadan önce her odanın dolaplarını, çekmecelerini, duvar askılarını ve pencere pervazlarını tek tek kontrol edin. Unutulan bir priz uzatması ya da çekmecede kalmış bir anahtar, yeni ofiste saatlerce aranır.
Yeni ofiste ilk gün neler kontrol edilmeli?
İlk gün, çalışanlar kapıdan girdiğinde işin başlayabildiği gündür. Bunun için kontrol, çalışanlar gelmeden yapılır. Sorumlu kişi ve bilgi işlem sorumlusu sabah erkenden ofisi dolaşır; her masada elektrik, ağ bağlantısı ve telefon denenir.
- İnternet ve telefon hattı çalışıyor mu, dışarıdan gelen çağrılar doğru numaraya düşüyor mu?
- Yazıcılar ağa bağlandı mı, her birimden birer test çıktısı alındı mı?
- Sunucuya ve ortak klasörlere erişim var mı, yedekle karşılaştırılan birkaç dosya açılıyor mu?
- Kodlu kolilerin hepsi doğru odaya ulaştı mı, eksik koli listesi çıkarıldı mı?
- Kapı kartları, anahtarlar, alarm şifresi ve acil çıkış yolları çalışanlara bildirildi mi?
Çalışanlara ilk sabah kısa bir karşılama notu bırakın: tuvaletler, mutfak, toplantı odaları ve yazıcıların yeri, kimden yardım isteyecekleri. İlk hafta sonunda da küçük bir geri bildirim turu yapın. Eksik bir priz, yanlış yere kurulmuş bir dolap ya da gürültülü bir köşe, ilk haftada düzeltildiğinde kalıcı bir soruna dönüşmez.
Bitirdiğiniz ofis taşıma kontrol listesi çöpe gitmesin. Üzerine hangi işin beklenenden uzun sürdüğünü, hangi kalemin unutulduğunu ve kimin neyi üstlendiğini not düşüp dosyalayın. Birkaç yıl sonra yeniden taşınmanız, bir şube açmanız ya da ofisi aynı binada başka bir kata almanız gerektiğinde elinizde sıfırdan başlamak yerine sizin ofisinize göre sınanmış bir plan olur.
Bu listeyi kendi ofisinize uyarlarken takvim ve eşya listesi konusunda yardım isterseniz keşif için teklif formunu doldurabilirsiniz. Bursa'da 2009'dan beri evlerin yanı sıra ofis, büro ve fabrika taşıyoruz; işyeri taşıma planını çalışma saatlerinizi en az bölecek biçimde birlikte kurarız.
Sık sorulan sorular
Küçük bir büro için de haftalık bir plan gerekir mi?
İki üç kişilik bir büroda hafta sayısı azalır ama sıra değişmez. Önce tarih ve sorumlu, sonra internet nakli ve veri yedeği, en son kolileme gelir. Küçük ofislerde en sık atlanan iş müşteri duyurusudur; insanlar telefonu açınca durumu anlatırız diye düşünür, ama taşınma günü kimse telefona bakacak durumda olmaz. Kısa bir e-posta ve telesekreter mesajı bu boşluğu kapatır.
Ofis taşınması hafta sonu yapılabilir mi?
Çoğu işyeri için hafta sonu en az iş kaybettiren seçenektir, çünkü pazartesi sabahı yeni ofiste açılabilir. Ancak bazı binalarda hafta sonu yük asansörü ya da güvenlik görevlisi olmayabilir, bazı site ve iş merkezleri gürültülü işe belirli saatlerde izin verir. Tarihi kesinleştirmeden önce iki binanın yönetiminden de hafta sonu çalışma koşullarını yazılı olarak öğrenin.
Çalışanların kişisel eşyasından şirket mi sorumlu olur?
Bu konu şirketin iç düzenine göre değişir ve baştan netleşmesi iyi olur. Pratik yol, her çalışanın kişisel eşyasını kendi adını taşıyan ayrı koliye koyması ve değerli eşyayı yanında götürmesidir. Duyuruda bunu açıkça yazın. Kişisel koliler ofis envanteriyle karışmazsa hem kayıp ihtimali düşer hem de yeni ofiste herkes kendi kolisini kolayca bulur.
Kat planı henüz kesinleşmediyse etiketleme nasıl yapılır?
Kesin plan yoksa en azından oda düzeyinde karar verin. Kolilere ve mobilyaya yalnızca oda harfini yazın, masa numarasını sonra ekleyin. Yeni ofiste eşya odaya bırakılır, yerleşimi birim kendi içinde yapar. Bu yöntem biraz daha fazla iç taşıma gerektirir ama eşyanın yanlış kata çıkmasını önler. Keşifte planın eksik olduğunu söylerseniz ekip sayısını ve süreyi buna göre planlarız.
Eski ofiste kalacak mobilyalar nasıl ayrılır?
Taşınmayacak eşyalara ayrı bir renkte, örneğin kırmızı, “kalacak” etiketi yapıştırın ve bunları mümkünse tek bir odada toplayın. Eşya satılacak, bağışlanacak ya da mal sahibine bırakılacaksa bunun kararını son haftaya bırakmayın. Taşınma sabahı yapılan ortak turda bu oda ekibe ayrıca gösterilir; böylece yanlışlıkla yüklenen bir dolap yeni ofiste yer kaplamaz.
Taşınma sırasında müşteri ziyareti gelirse ne yapılmalı?
Taşınma haftasında randevulu müşteri görüşmelerini mümkünse yeni ofise ya da çevrim içi toplantıya kaydırın. Eski ofisin girişine ve internet sitenize, hangi tarihten itibaren yeni adreste olduğunuzu gösteren kısa bir not koyun. Habersiz gelen biri olursa onu karşılayacak ve yeni adresi verecek bir kişiyi kapıya yakın tutmak, kolilerin arasında şaşkın bir ziyaretçiden iyidir.
